Manfaatkan kemudahan Internet di tempat kerja dengan aktiviti yang menjana lebih Produktiviti dari Partition anda. Jika anda ialah Boss tentu anda suka situasi ini kerana Staff anda tidak perlu keluar lama dan tidak perlu membuat Tuntutan Perjalanan lagi :-)
Situasi : Maria perlu datang ke mesyuarat di Shah Alam untuk memberikan taklimat mengenai Integrasi Sistem kepada pegawai 2 jabatan negeri pada jam 2.00 petang. Situasinya; Maria bekerja sebagai Pegawai Sistem Maklumat, bekerja di pejabat kerajaan Putrajaya dengan kereta diparkir jauh dari bangunan pejabatnya. Sudah beberapa hari beliau cuba Booking kenderaan jabatan tak berjaya kerana jadual pemandu penuh. Cuaca yang hujan sejak malam tadi juga memungkinkan beliau akan memandu perlahan dalam keadaan hujan lebat. Sudahlah pagi tadi terpaksa berebut Parking akibat mengejar waktu Punch Card kerana beliau hampir terlewat kerana tiba-tiba jalan sesak dari rumahnya di Dengkil. Beliau terfikir pula jika perlu mengisi borang Tuntutan Perjalanan kelak tentu memerlukannya menyediakan kiraan Kilometer, salinan resit tol, salinan resit parking, tandatangan Boss sudah tentu. Waktu petang pula beliau perlu mengambil anak dari pengasuh dan berharap mesyuarat tidak habis lewat.
Penyelesaian : Beliau teringat pernah menggunakan Skype Chat sewaktu zaman belajar di universiti dulu untuk berbincang dengan rakan sekuliah. Idea ini akan digunakan untuk menjemput pegawai dari 2 jabatan negeri tersebut bagi menggantikan CARA BERMESYUARAT petang ini. Pertama sekali untuk PENGESAHAN KEHADIRAN, beliau menelefon untuk mengesahkan ID Skype masing-masing. Pegawai A bersetuju kerana beliau juga inginkan mesyuarat yang ringkas dan sudah ada sambungan Internet dan Webcam di komputernya. Tapi beliau terpaksa memujuk pegawai B pula yang agak keberatan kerana tidak percaya pada keupayaan Internet Meeting yang percuma untuk pertama kali. Akhirnya beliau bersetuju apabila Maria mengajarnya cara Install Skype dan mendaftar ID Skype. Kedua, beliau menghantar emel BAHAN TAKLIMAT iaitu Attachment File PDF yang akan dibincangkan dalam mesyuarat nanti.
Petang itu jam 2.00 petang Maria mula Klik Video Call dengan ditujukan kepada ID pegawai A dan B. Akhirnya ketiga-tiga mereka berjumpa melalui paparan Webcam dan berbincang seperti biasa. Kata sepakat dan Minit Mesyuarat dicatatkan seperti biasa. Skype menyelamatkan masa beliau tanpa perlu kos petrol :-) Apa kata anda di jabatan kerajaan juga mulakan Amalan Bijak ini.
No comments:
Post a Comment